Im Mandantengespräch
Rechtsanwälte und Notare können während einer persönlichen Beratung keine weiteren Anrufe annehmen.
KI-Telefonassistent für Kanzleien & Notare
Sie kümmern sich um Ihre Mandanten.
Unsere KI um Ihre Anrufe.
Ob Mandantengespräch, Beurkundung oder konzentrierte Aktenarbeit: Ihr KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, beantwortet häufige organisatorische Fragen und erfasst die Anliegen Ihrer Mandanten.
Mit dem KI-GZ Manager steuern Sie Ihre KI. Mit ControlPhonie organisiert Ihr Kanzleiteam die weitere Bearbeitung.
Typischer Kanzleialltag
Wenn das Telefon läutet,
ist Ihr Team gerade beschäftigt.
In Rechtsanwaltskanzleien und Notariaten erfordern Gespräche, Termine und Fristen volle Aufmerksamkeit. Trotzdem erwarten Mandanten, dass ihre Anrufe professionell entgegengenommen werden.
Bei der Aktenarbeit
Wichtige Dokumente, Verträge und Schriftsätze verlangen konzentriertes Arbeiten ohne ständige Unterbrechungen.
Außerhalb der Bürozeiten
Mandanten haben Fragen oder möchten einen Rückruf, obwohl das Kanzleisekretariat bereits geschlossen ist.
Im Sekretariat
Wiederkehrende Fragen und Rückrufwünsche beanspruchen Zeit, die für die Betreuung der Mandanten benötigt wird.
Die intelligente Lösung
Ein KI-Telefonassistent,
der Ihre Kanzlei entlastet.
Ihr digitaler Telefonassistent unterstützt Ihr Kanzleiteam bei der Anrufannahme und sorgt dafür, dass Mandanten ihre Anliegen mitteilen können, auch wenn gerade niemand persönlich abhebt.
01
Mandantenanfragen
Anrufer professionell begrüßen, Anliegen aufnehmen und Kontaktdaten erfassen.
02
Terminwünsche
Wünsche nach Besprechungs- oder Beratungsterminen entgegennehmen.
03
Rückrufwünsche
Telefonnummer, Ansprechpartner und Rückrufgrund strukturiert erfassen.
04
Häufige Fragen
Öffnungszeiten, Erreichbarkeit und freigegebene organisatorische Informationen beantworten.
05
Erreichbarkeit
Anrufe nach entsprechender Einrichtung auch außerhalb der regulären Bürozeiten annehmen.
06
Weniger Unterbrechungen
Anwälte, Notare und Kanzleimitarbeiter können sich besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mandant benötigt
einen Besprechungstermin.
Es ist 10:30 Uhr. Die Rechtsanwältin befindet sich in einer Mandantenbesprechung und das Sekretariat ist beschäftigt. Trotzdem wird der Anruf professionell angenommen.
Schritt 1
Der Mandant ruft an
Der KI-Telefonassistent begrüßt den Mandanten und fragt nach seinem Anliegen.
Schritt 2
Die KI erfasst den Wunsch
Name, Telefonnummer und der Wunsch nach einer Vertragsbesprechung werden aufgenommen.
Schritt 3
Informationen werden übergeben
Die Erfassung erfolgt nach den im KI-GZ Manager hinterlegten Vorgaben. Das Anliegen steht zur Bearbeitung bereit.
Schritt 4
Das Kanzleiteam übernimmt
In ControlPhonie wird die Bearbeitung organisiert. Der zuständige Mitarbeiter kann den Mandanten zurückrufen.
Das Ergebnis: Der Mandant konnte seinen Terminwunsch mitteilen, obwohl niemand persönlich erreichbar war. Die Terminvereinbarung und weitere Bearbeitung bleiben bei Ihrer Kanzlei.
Die KI-Verwaltungszentrale
KI-GZ Manager.
Damit Ihre KI Ihre Kanzlei kennt.
Öffnungszeiten ändern sich, Mitarbeiter sind abwesend oder bestimmte Anfragen sollen an andere Ansprechpartner gehen.
Mit dem KI-GZ Manager verwalten Sie die Informationen und Gesprächsvorgaben für Ihren KI-Telefonassistenten zentral und übersichtlich.
- Öffnungszeiten und Sonderzeiten anpassen
- Zuständigkeiten und Ansprechpartner verwalten
- Wissensbasis und freigegebene Antworten pflegen
- Gesprächsvorgaben für unterschiedliche Anliegen festlegen
- Informationen für die KI aktuell halten
Steuerung statt Programmierung.
Wissen, Zuständigkeiten und Vorgaben
für Ihre KI zentral organisieren.
Keine Anfrage aus dem Blick verlieren.
Kontakte, Rückrufe, Aufgaben und
Mitarbeiter strukturiert organisieren.
Die Arbeitsplattform
ControlPhonie.
Damit aus Anrufen Aufgaben werden.
Ein angenommener Mandantenanruf ist erst der Anfang. Entscheidend ist, was danach passiert.
ControlPhonie unterstützt Ihr Kanzleiteam dabei, Kontakte, Anfragen und Aufgaben zentral zu organisieren und die weitere Bearbeitung nachzuverfolgen.
- Mandantenanfragen und Rückrufe organisieren
- Aufgaben zuständigen Mitarbeitern zuweisen
- Dringende Anliegen priorisieren
- Offene Aufgaben im Blick behalten
- Über den Firmenchat zusammenarbeiten
- Kontakte und Informationen zentral verwalten
- Benutzerrechte und Zugriffsberechtigungen steuern
Der Telepartner-Vorteil
Mehr als eine KI, die abhebt.
Eine Lösung, die weiterdenkt.
Bei Telepartner endet die Lösung nicht mit der Anrufannahme. Drei aufeinander abgestimmte Bausteine unterstützen den gesamten Ablauf.
01
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe entgegen, beantwortet organisatorische Fragen und erfasst Mandantenanliegen.
02
KI-GZ Manager
Verwaltet Wissen, Zuständigkeiten, Öffnungszeiten und Gesprächsvorgaben des KI-Telefonassistenten.
03
ControlPhonie
Unterstützt Mitarbeiter bei Rückrufen, Aufgaben und der weiteren Bearbeitung.
Persönlich für Sie da
Moderne KI.
Persönliche Betreuung.
Ihre Kanzlei benötigt keine komplizierte Technik, sondern eine Lösung, die Ihre Arbeitsabläufe sinnvoll unterstützt.
Telepartner begleitet Sie bei der Einrichtung und Anpassung. Gemeinsam legen wir fest, welche Anrufe der KI-Telefonassistent übernehmen soll, welche Informationen er weitergeben darf und wie Ihr Team die Anliegen bearbeitet.
- Persönliche Beratung
- Individuelle Einrichtung
- Betreuung aus Österreich
- Klare Vorgaben für organisatorische Auskünfte
- Langjährige Erfahrung mit Unternehmenstelefonie
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Häufige Fragen aus Kanzleien.
Kann die KI auch außerhalb unserer Öffnungszeiten abheben?
Ja. Der KI-Telefonassistent kann nach entsprechender Einrichtung auch außerhalb der Bürozeiten Anrufe entgegennehmen, Anliegen erfassen und hinterlegte Informationen weitergeben.
Kann die KI Rückrufwünsche von Mandanten aufnehmen?
Ja. Der Assistent kann Telefonnummer, Namen und Rückrufgründe erfassen. Die Informationen stehen anschließend zur weiteren Bearbeitung bereit.
Kann der KI-Telefonassistent Rechtsberatung erteilen?
Nein. Der KI-Telefonassistent ist für die organisatorische Anrufannahme und Erfassung von Anliegen vorgesehen. Individuelle Rechtsauskünfte bleiben den zuständigen Rechtsanwälten und Notaren vorbehalten.
Können wir die Informationen für unsere KI selbst ändern?
Ja. Im KI-GZ Manager können wichtige Informationen wie Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Gesprächsvorgaben und hinterlegte Antworten verwaltet werden.
Wie erfahren Mitarbeiter von einem Mandantenanruf?
Erfasste Anliegen können über ControlPhonie für die weitere Bearbeitung organisiert, zuständigen Mitarbeitern zugewiesen und nachverfolgt werden.
Was ist der Unterschied zwischen KI-GZ Manager und ControlPhonie?
Der KI-GZ Manager steuert den KI-Telefonassistenten und seine Wissensbasis. ControlPhonie unterstützt das Kanzleiteam bei Kontakten, Aufgaben, Rückrufen und der anschließenden Bearbeitung.
Ist die Lösung auch für kleine Kanzleien geeignet?
Ja. Gerade in kleinen Kanzleien mit begrenzten Sekretariatskapazitäten kann eine automatische Anrufannahme sinnvoll sein. Die konkrete Einrichtung richtet sich nach dem Anrufaufkommen und den Anforderungen Ihrer Kanzlei.
Was ist mit Datenschutz und vertraulichen Informationen?
Vor dem Einsatz werden Gesprächsvorgaben, Datenverarbeitung, Zugriffsrechte und erforderliche Datenschutzmaßnahmen passend zu Ihrer Kanzlei geprüft. Besonders vertrauliche und rechtlich sensible Anliegen benötigen klar festgelegte Grenzen für die KI.
Bereit für den nächsten Schritt?
Kein Mandantenanruf soll
im Kanzleialltag untergehen.
Erleben Sie, wie unser KI-Telefonassistent Ihre Kanzlei entlastet – mit KI-GZ Manager und ControlPhonie für einen durchgängigen Ablauf.
Gemeinsam
mehr erreichen.
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