Beim Check-in
Gäste reisen an und benötigen Unterstützung. Gleichzeitig gehen neue Telefonanrufe ein.
KI-Telefonassistent für Hotels & Tourismus
Sie kümmern sich um Ihre Gäste.
Unsere KI um Ihre Anrufe.
Ob Zimmeranfrage, Reservierungswunsch oder Frage zu Ihrem Hotel: Ihr KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, beantwortet häufige Fragen und erfasst die Anliegen Ihrer Gäste.
Mit dem KI-GZ Manager steuern Sie Ihre KI. Mit ControlPhonie organisiert Ihr Team die weitere Bearbeitung.
Typischer Hotelalltag
Wenn das Telefon läutet,
ist die Rezeption gerade beschäftigt.
In Hotels, Pensionen und Gästehäusern treffen täglich Anfragen zu Zimmern, Anreisen, Reservierungen und Serviceleistungen ein. Gleichzeitig benötigen die Gäste vor Ort persönliche Aufmerksamkeit.
Bei Zimmeranfragen
Interessenten möchten Preise, Verfügbarkeiten und Leistungen erfragen, während das Team beschäftigt ist.
Am Abend und nachts
Gäste rufen auch außerhalb der besetzten Rezeptionszeiten an und erwarten Informationen.
Bei wiederkehrenden Fragen
Check-in-Zeiten, Parkplätze, Frühstück und Anreise werden immer wieder nachgefragt.
Die intelligente Lösung
Ein KI-Telefonassistent,
der Ihre Rezeption entlastet.
Ihr digitaler Telefonassistent übernimmt wiederkehrende Anfragen und erfasst Gästewünsche, während sich Ihr Team um den persönlichen Service kümmert.
01
Zimmeranfragen
Wünsche zu Zimmerkategorien, Reisezeiträumen und Personenanzahl strukturiert erfassen.
02
Reservierungswünsche
Buchungsanfragen entgegennehmen und für die persönliche Bearbeitung durch das Hotel bereitstellen.
03
Häufige Gästefragen
Hinterlegte Informationen zu Frühstück, Parkmöglichkeiten, Check-in und Check-out beantworten.
04
Rückrufwünsche
Kontaktdaten und Anliegen aufnehmen, damit die Rezeption Gäste gezielt zurückrufen kann.
05
Erreichbarkeit
Anrufe nach entsprechender Einrichtung auch außerhalb der Rezeptionszeiten annehmen.
06
Mehr Zeit für Gäste
Mitarbeiter können sich besser auf persönliche Betreuung und Hotelservice konzentrieren.
Ein Beispiel aus dem Hotelalltag
Ein Gast möchte
ein Doppelzimmer reservieren.
Es ist 19:30 Uhr. Die Rezeption betreut gerade mehrere anreisende Gäste. Gleichzeitig ruft ein Interessent an und fragt nach einem Doppelzimmer für das kommende Wochenende.
Schritt 1
Der Gast ruft an
Der KI-Telefonassistent begrüßt den Anrufer freundlich und erkundigt sich nach seinem Anliegen.
Schritt 2
Die KI erfasst den Wunsch
Reisezeitraum, Zimmerwunsch, Gästeanzahl und Kontaktdaten werden aufgenommen.
Schritt 3
Informationen werden übergeben
Die Erfassung erfolgt nach den im KI-GZ Manager hinterlegten Vorgaben. Die Anfrage steht zur Bearbeitung bereit.
Schritt 4
Die Rezeption übernimmt
In ControlPhonie wird die Bearbeitung organisiert. Das Team prüft die Verfügbarkeit und kontaktiert den Gast.
Das Ergebnis: Der Gast konnte seinen Zimmerwunsch mitteilen, obwohl die Rezeption beschäftigt war. Die Verfügbarkeit wird vom Hotel geprüft und die Reservierung persönlich bearbeitet.
Die KI-Verwaltungszentrale
KI-GZ Manager.
Damit Ihre KI Ihr Hotel kennt.
Saisonzeiten ändern sich, neue Angebote entstehen und Informationen zu Ihrem Hotel müssen aktuell bleiben.
Mit dem KI-GZ Manager verwalten Sie wichtige Informationen, Zuständigkeiten und Gesprächsvorgaben für Ihren KI-Telefonassistenten zentral und übersichtlich.
- Rezeptions- und Erreichbarkeitszeiten verwalten
- Check-in- und Check-out-Zeiten hinterlegen
- Informationen zu Frühstück und Parkplätzen pflegen
- Zimmerkategorien und Serviceleistungen beschreiben
- Saisonale Informationen und Angebote aktualisieren
- Zuständigkeiten und Ansprechpartner festlegen
- Gesprächsvorgaben für Gästeanfragen verwalten
Steuerung statt Programmierung.
Wichtige Gästeinformationen und
Gesprächsvorgaben zentral verwalten.
Keine Gästeanfrage aus dem Blick verlieren.
Kontakte, Rückrufe, Aufgaben
und Mitarbeiter strukturiert organisieren.
Die Arbeitsplattform
ControlPhonie.
Damit aus Anrufen Aufgaben werden.
Eine aufgenommene Zimmeranfrage ist erst der Anfang. Entscheidend ist, wie Ihr Team anschließend darauf reagiert.
ControlPhonie unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, Gästeanfragen, Kontakte und Aufgaben zentral zu organisieren und die weitere Bearbeitung nachzuverfolgen.
- Reservierungsanfragen und Rückrufe organisieren
- Aufgaben zuständigen Mitarbeitern zuweisen
- Dringende Anliegen priorisieren
- Offene Aufgaben und Fristen im Blick behalten
- Über den Firmenchat zusammenarbeiten
- Gästekontakte und Informationen zentral verwalten
- Benutzerrechte und Zuständigkeiten steuern
Der Telepartner-Vorteil
Mehr als eine KI, die abhebt.
Eine Lösung, die weiterdenkt.
Bei Telepartner endet die Lösung nicht mit der Anrufannahme. Unsere drei Bausteine unterstützen den gesamten Ablauf von der Erfassung bis zur weiteren Bearbeitung.
01
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe entgegen, beantwortet hinterlegte Gästefragen und erfasst Anliegen.
02
KI-GZ Manager
Verwaltet Wissen, Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Vorgaben der KI.
03
ControlPhonie
Unterstützt Mitarbeiter bei Aufgaben, Rückrufen und der weiteren Bearbeitung.
Persönlich für Sie da
Moderne KI.
Persönliche Betreuung.
Jedes Hotel hat eigene Abläufe, Angebote und Anforderungen an den Gästeservice.
Telepartner begleitet Sie bei der Einrichtung und Anpassung. Gemeinsam legen wir fest, welche Anrufe die KI übernehmen soll, welche Informationen sie weitergeben darf und wie Ihre Mitarbeiter Gästeanfragen weiterbearbeiten.
- Persönliche Beratung
- Individuelle Einrichtung
- Betreuung aus Österreich
- Anpassung an Ihre Hotelabläufe
- Langjährige Erfahrung mit Unternehmenstelefonie
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Häufige Fragen aus Hotels & Pensionen.
Kann der KI-Telefonassistent Zimmeranfragen entgegennehmen?
Ja. Der KI-Telefonassistent kann den gewünschten Reisezeitraum, die Zimmerkategorie, die Gästeanzahl und die Kontaktdaten erfassen. Anschließend kann Ihr Hotelteam die Anfrage bearbeiten.
Kann die KI die aktuelle Zimmerverfügbarkeit prüfen?
Die KI kann hinterlegte Informationen weitergeben. Eine automatische Prüfung aktueller Zimmerverfügbarkeiten erfordert eine geeignete technische Anbindung an das Buchungs- oder Hotelsystem. Ohne diese Anbindung nimmt die KI den Reservierungswunsch auf.
Kann die KI direkt eine Reservierung bestätigen?
Eine verbindliche automatische Reservierung setzt eine entsprechend eingerichtete Integration voraus. Ohne diese übernimmt die KI die Erfassung der Anfrage, während Ihr Team die Buchung prüft und bestätigt.
Kann die KI auch außerhalb der Rezeptionszeiten abheben?
Ja. Nach entsprechender Einrichtung kann der KI-Telefonassistent auch abends, nachts oder während unbesetzter Rezeptionszeiten Anrufe entgegennehmen und organisatorische Anliegen erfassen.
Welche Fragen kann der Assistent beantworten?
Beispielsweise Fragen zu Check-in- und Check-out-Zeiten, Frühstück, Parkmöglichkeiten, Anreise, Lage und hinterlegten Serviceleistungen. Welche Auskünfte erlaubt sind, legen Sie über die Vorgaben des KI-GZ Managers fest.
Können wir saisonale Informationen selbst ändern?
Ja. Im KI-GZ Manager können Informationen wie Öffnungszeiten, saisonale Angebote, Zuständigkeiten und hinterlegte Antworten angepasst werden.
Wie erfahren Mitarbeiter von einer Reservierungsanfrage?
Erfasste Anfragen können über ControlPhonie für die weitere Bearbeitung organisiert, Mitarbeitern zugewiesen und nachverfolgt werden.
Was ist der Unterschied zwischen KI-GZ Manager und ControlPhonie?
Der KI-GZ Manager verwaltet den KI-Telefonassistenten, seine Wissensbasis und Vorgaben. ControlPhonie ist die Arbeitsplattform, über die Ihre Mitarbeiter Kontakte, Rückrufe, Aufgaben und die weitere Bearbeitung organisieren.
Ist die Lösung auch für Pensionen und kleine Gästehäuser geeignet?
Ja. Gerade in kleineren Betrieben, in denen Mitarbeiter gleichzeitig Gäste betreuen, Zimmer vorbereiten und Anrufe entgegennehmen, kann eine automatische Anrufannahme sinnvoll sein. Die Einrichtung wird auf die betrieblichen Anforderungen abgestimmt.
Kann die KI auch fremdsprachige Gäste betreuen?
Welche Sprachen und Gesprächsabläufe unterstützt werden sollen, wird bei der Einrichtung festgelegt. Telepartner prüft gemeinsam mit Ihnen, welche sprachlichen Anforderungen sinnvoll umgesetzt werden können.
Bereit für den nächsten Schritt?
Mehr Zeit für Ihre Gäste.
Weniger Telefonunterbrechungen.
Erleben Sie, wie unser KI-Telefonassistent Ihr Hotel oder Ihre Pension entlastet – mit KI-GZ Manager und ControlPhonie für einen durchgängigen Ablauf.
Gemeinsam
mehr erreichen.
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