Bei Objektbesichtigungen
Ihre Mitarbeiter sind unterwegs und können nicht jeden Anruf persönlich entgegennehmen.
KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Sie kümmern sich um Ihre Immobilien.
Unsere KI um Ihre Anrufe.
Ob Schadensmeldung, Rückrufwunsch oder Frage zur Hausverwaltung: Ihr KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, beantwortet häufige Fragen und erfasst die Anliegen von Mietern und Eigentümern.
Mit dem KI-GZ Manager steuern Sie Ihre KI. Mit ControlPhonie organisiert Ihr Team die weitere Bearbeitung.
Typischer Arbeitsalltag
Wenn das Telefon läutet,
ist Ihr Team gerade beschäftigt.
In Hausverwaltungen treffen täglich zahlreiche Anfragen von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern ein. Während Ihr Team Objekte betreut und dringende Anliegen bearbeitet, klingelt das Telefon oft ununterbrochen.
Bei Schadensmeldungen
Mieter melden technische Probleme, während das Team bereits andere Anliegen bearbeitet.
Außerhalb der Bürozeiten
Bewohner möchten Probleme melden oder einen Rückruf vereinbaren, obwohl das Büro geschlossen ist.
Im Verwaltungsbüro
Wiederkehrende Fragen zu Zuständigkeiten, Terminen und Abläufen unterbrechen die tägliche Arbeit.
Die intelligente Lösung
Ein KI-Telefonassistent,
der Ihre Hausverwaltung entlastet.
Ihr digitaler Telefonassistent übernimmt wiederkehrende Aufgaben und sorgt dafür, dass Mieter und Eigentümer ihre Anliegen mitteilen können, auch wenn gerade niemand persönlich abhebt.
01
Mieteranfragen
Anrufer begrüßen, Anliegen aufnehmen und wichtige Kontaktdaten erfassen.
02
Schadensmeldungen
Defekte Heizungen, Wasserschäden und andere technische Probleme mit den notwendigen Angaben aufnehmen.
03
Rückrufwünsche
Telefonnummer, Objektadresse, Ansprechpartner und Rückrufgrund strukturiert erfassen.
04
Häufige Fragen
Öffnungszeiten, Erreichbarkeit und hinterlegte organisatorische Informationen beantworten.
05
Bessere Erreichbarkeit
Anrufe nach entsprechender Einrichtung auch außerhalb der regulären Bürozeiten entgegennehmen.
06
Weniger Unterbrechungen
Ihr Team konzentriert sich auf die Objektbetreuung und die persönliche Kommunikation.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mieter meldet
eine ausgefallene Heizung.
Es ist 10:30 Uhr. Die Hausverwaltung bearbeitet gerade mehrere Anfragen. Im Büro kann niemand sofort abheben. Trotzdem wird die Schadensmeldung zuverlässig entgegengenommen.
Schritt 1
Der Mieter ruft an
Der KI-Telefonassistent begrüßt den Mieter und fragt nach seinem Anliegen.
Schritt 2
Die KI erfasst den Schaden
Name, Telefonnummer, Objektadresse, Wohnung und Beschreibung des Heizungsausfalls werden aufgenommen.
Schritt 3
Informationen werden übergeben
Die Erfassung erfolgt nach den im KI-GZ Manager hinterlegten Vorgaben. Das Anliegen steht zur Bearbeitung bereit.
Schritt 4
Die Hausverwaltung übernimmt
In ControlPhonie wird die weitere Bearbeitung organisiert. Der zuständige Mitarbeiter kann reagieren.
Das Ergebnis: Der Mieter konnte seine Schadensmeldung abgeben, obwohl niemand persönlich erreichbar war. Die weitere Bearbeitung bleibt bei der Hausverwaltung.
Die KI-Verwaltungszentrale
KI-GZ Manager.
Damit Ihre KI Ihre Objekte kennt.
Eine Hausverwaltung betreut häufig zahlreiche Gebäude mit unterschiedlichen Zuständigkeiten, Ansprechpartnern und Abläufen.
Mit dem KI-GZ Manager verwalten Sie wichtige Informationen und Vorgaben für Ihren KI-Telefonassistenten zentral und übersichtlich.
- Öffnungszeiten und Sonderzeiten anpassen
- Zuständigkeiten und Ansprechpartner verwalten
- Wissensbasis und Antworten pflegen
- Standorte und Objektinformationen organisieren
- Vorgaben für unterschiedliche Anfragen festlegen
- Informationen für die KI aktuell halten
Steuerung statt Programmierung.
Wichtige Informationen für Ihre KI
zentral organisieren und aktuell halten.
Keine Schadensmeldung aus dem Blick verlieren.
Kontakte, Aufgaben und Mitarbeiter
strukturiert organisieren.
Die Arbeitsplattform
ControlPhonie.
Damit aus Anrufen Aufgaben werden.
Eine aufgenommene Schadensmeldung ist erst der Anfang. Entscheidend ist, wie die Hausverwaltung anschließend reagiert.
ControlPhonie unterstützt Ihr Team dabei, Mieteranfragen, Kontakte und Aufgaben zentral zu organisieren und die weitere Bearbeitung nachzuverfolgen.
- Schadensmeldungen und Rückrufe organisieren
- Aufgaben zuständigen Mitarbeitern zuweisen
- Dringende Anliegen priorisieren
- Offene Aufgaben und Fristen im Blick behalten
- Über den Firmenchat zusammenarbeiten
- Kontakte und Informationen zentral verwalten
- Benutzerrechte und Zuständigkeiten steuern
Der Telepartner-Vorteil
Mehr als eine KI, die abhebt.
Eine Lösung, die weiterdenkt.
Bei Telepartner endet die Lösung nicht mit der Annahme eines Anrufs. Unsere drei Bausteine unterstützen den gesamten Ablauf von der Erfassung bis zur weiteren Bearbeitung.
01
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe entgegen, beantwortet hinterlegte Fragen und erfasst Anliegen.
02
KI-GZ Manager
Verwaltet Wissen, Zuständigkeiten und Einstellungen der KI.
03
ControlPhonie
Unterstützt Mitarbeiter bei Aufgaben, Rückrufen und der weiteren Bearbeitung.
Persönlich für Sie da
Moderne KI.
Persönliche Betreuung.
Sie brauchen keine komplizierte Technik, sondern eine Lösung, die zu Ihrer Immobilienverwaltung passt.
Telepartner begleitet Sie bei der Einrichtung und Anpassung. Gemeinsam legen wir fest, welche Anrufe die KI übernehmen soll, welche Objektinformationen benötigt werden und wie Ihr Team die Anliegen weiterbearbeitet.
- Persönliche Beratung
- Individuelle Einrichtung
- Betreuung aus Österreich
- Anpassung an Ihre Verwaltungsabläufe
- Langjährige Erfahrung mit Unternehmenstelefonie
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Häufige Fragen aus Hausverwaltungen.
Kann die KI Schadensmeldungen von Mietern aufnehmen?
Ja. Der KI-Telefonassistent kann Informationen wie Name, Telefonnummer, Objektadresse, betroffene Wohnung und eine Beschreibung des Schadens erfassen. Die Fragen werden anhand der hinterlegten Vorgaben festgelegt.
Kann die KI auch außerhalb unserer Öffnungszeiten abheben?
Ja. Der KI-Telefonassistent kann nach entsprechender Einrichtung auch außerhalb Ihrer Bürozeiten Anrufe entgegennehmen, Anliegen erfassen und hinterlegte Informationen weitergeben.
Kann die KI verschiedene Objekte unterscheiden?
Der Telefonassistent kann nach Objektadresse, Gebäude oder Wohnungsnummer fragen. Im KI-GZ Manager werden die relevanten Informationen und organisatorischen Vorgaben verwaltet.
Wie werden dringende Schadensmeldungen behandelt?
Für unterschiedliche Anliegen können Gesprächsvorgaben definiert werden. Die KI kann Informationen strukturiert erfassen und nach den eingerichteten Regeln reagieren. Welche Notfall- oder Bereitschaftsabläufe möglich sind, wird bei der Einrichtung individuell festgelegt.
Können wir Änderungen selbst vornehmen?
Ja. Im KI-GZ Manager können wichtige Angaben wie Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Sonderzeiten, Wissensbasis und Informationen für den KI-Telefonassistenten selbst verwaltet werden.
Wie erfahren Mitarbeiter von einer Schadensmeldung?
Die erfassten Informationen können über ControlPhonie für die weitere Bearbeitung organisiert, zuständigen Mitarbeitern zugewiesen und nachverfolgt werden.
Was ist der Unterschied zwischen KI-GZ Manager und ControlPhonie?
Der KI-GZ Manager dient der Steuerung des KI-Telefonassistenten und der Verwaltung seiner Informationen. ControlPhonie ist die Arbeitsplattform, über die Ihr Team Kontakte, Aufgaben, Rückrufe und die weitere Bearbeitung organisiert.
Ist die Lösung auch für kleine Hausverwaltungen geeignet?
Ja. Gerade bei kleineren Teams, die viele Objekte betreuen, kann eine automatische Anrufannahme sinnvoll sein. Die passende Lösung richtet sich nach dem Anrufaufkommen und den betrieblichen Anforderungen.
Bereit für den nächsten Schritt?
Keine Mieteranfrage soll
im Arbeitsalltag untergehen.
Erleben Sie, wie unser KI-Telefonassistent Ihre Hausverwaltung entlastet – mit KI-GZ Manager und ControlPhonie für einen durchgängigen Ablauf.
Gemeinsam
mehr erreichen.
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