Montagmorgen im Büro: Das Telefon klingelt, während bereits ein Mitarbeiter mit einem Kunden spricht. Kurz darauf ruft der nächste Interessent an.
Gerade zu Stoßzeiten können mehrere Kunden gleichzeitig versuchen, ein Unternehmen zu erreichen.
Ein KI-Telefonassistent kann helfen, solche Anrufspitzen besser zu bewältigen und Kundenanliegen strukturiert aufzunehmen.
Was passiert bei mehreren gleichzeitigen Anrufen?
Bei der klassischen Telefonannahme hängt die Erreichbarkeit davon ab, wie viele Mitarbeiter und Telefonleitungen gerade verfügbar sind.
Sind alle beschäftigt, müssen weitere Anrufer möglicherweise warten, werden umgeleitet oder erreichen niemanden.
Besonders ärgerlich ist das, wenn ein Interessent dringend eine Auskunft benötigt oder einen neuen Auftrag besprechen möchte.
Können KI-Telefonassistenten parallel telefonieren?
Grundsätzlich können entsprechend ausgelegte KI-Telefonlösungen mehrere Gespräche gleichzeitig bearbeiten. Wie viele Anrufe parallel möglich sind, hängt jedoch von der vorhandenen Telefonielösung und deren technischen Voraussetzungen ab.
Bei einer bestehenden Telefonanlage spielen beispielsweise die verfügbaren SIP-Kanäle eine wichtige Rolle. Wird der KI-Telefonassistent über eine Mobilnummer genutzt, gelten andere technische Rahmenbedingungen.
Jeder Anrufer kann dabei sein eigenes Gespräch mit dem KI-Telefonassistenten führen, sofern die verfügbaren Kapazitäten dies ermöglichen.
Gut zu wissen: Telepartner berücksichtigt bei der Einrichtung Ihre bestehende Telefonie und prüft, welche Möglichkeiten zur parallelen Anrufannahme technisch verfügbar sind.
Mehrere Kunden rufen gleichzeitig an
Stellen Sie sich einen Dienstleistungsbetrieb vor, bei dem am Montagmorgen mehrere Kunden gleichzeitig anrufen.
Ein Kunde möchte einen Termin vereinbaren, ein anderer benötigt eine Auskunft und ein dritter bittet um einen dringenden Rückruf.
Abhängig von der vorhandenen Telefonanlage, den verfügbaren SIP-Kanälen oder der eingesetzten Mobilfunklösung können mehrere Gespräche parallel vom KI-Telefonassistenten übernommen werden.
Die erfassten Kundenanliegen lassen sich anschließend über ControlPhonie den zuständigen Mitarbeitern zuordnen und als Aufgaben bearbeiten.
So können auch bei hohem Anrufaufkommen strukturierte Arbeitsabläufe unterstützt werden.
Wann ist die parallele Anrufannahme sinnvoll?
Besonders interessant ist diese Möglichkeit für Unternehmen mit zeitweise hohem Gesprächsaufkommen.
Dazu zählen beispielsweise Werkstätten, Dienstleistungsbetriebe, Verkaufsabteilungen oder Unternehmen mit mehreren Standorten.
Der KI-GZ Manager unterstützt dabei, Erreichbarkeitsregeln und Zuständigkeiten zu verwalten. ControlPhonie organisiert die anschließende Bearbeitung der Kundenanliegen.
Bei entsprechend vorhandenen Gesprächskapazitäten müssen zusätzliche Anrufer nicht automatisch warten, nur weil gerade alle Mitarbeiter beschäftigt sind.
